ПОРЯДОК ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
1. Настоящий Порядок устанавливает единые требования и правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное), расположенных на территории Сахалинской области (далее - учетно-техническая документация).
2. Учетно-техническая документация является собственностью Сахалинской области.
3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется государственным бюджетным учреждением (далее - Учреждение) или организацией, заключившей с органом исполнительной власти Сахалинской области, уполномоченным на организацию постоянного хранения и выдачу такой документации (далее - уполномоченный орган), договор хранения и использования учетно-технической документации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - Организация), в соответствии с настоящим Порядком и заключенным договором хранения и использования учетно-технической документации.
4. Финансирование мероприятий по хранению и использованию учетно-технической документации осуществляется за счет средств бюджета Сахалинской области.
5. В целях обеспечения постоянного хранения учетно-технической документации Учреждение или Организация:
1) осуществляет учет и систематизацию учетно-технической документации;
2) обеспечивает сохранность учетно-технической документации;
3) осуществляет проверку наличия и состояния учетно-технической документации.
6. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, не доступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи указанной документации, искажения, подделки или утраты содержащихся в ней сведений.
7. Учетно-техническая документация подлежит учету.
Сведения о составе учетно-технической документации и ее количестве фиксируются в учетных документах.
Учреждение или Организация может вести учет учетно-технической документации в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.
8. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию необходимых условий, соблюдению режимов и надлежащей организации хранения указанной документации, исключающих хищение, утрату или порчу и обеспечивающих ее поддержание в нормальном физическом состоянии (далее - комплекс мероприятий).
9. Комплекс мероприятий включает в себя:
1) размещение учетно-технической документации в изолированных, вентилируемых помещениях, удаленных от пожароопасных и производственных объектов;
2) оснащение помещений для хранения учетно-технической документации специальными средствами хранения;
3) оборудование помещений для хранения учетно-технической документации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
4) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового режимов и проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
10. Учетно-техническая документация размещается на стеллажах или в шкафах, высота которых должна обеспечивать ее вертикальное хранение, в порядке, обеспечивающем комплексный учет указанной документации, а также оперативный поиск.
11. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится Учреждением или Организацией по решению уполномоченного органа не реже одного раза в год.
12. В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:
1) устанавливается фактическое наличие учетно-технической документации и ее соответствие учетным документам;
2) выявляются и устраняются недостатки в учете учетно-технической документации;
3) выявляется отсутствующая учетно-техническая документация;
4) выявляется и учитывается учетно-техническая документация, требующая реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
По результатам проверки наличия и состояния учетно-технической документации составляется акт, который утверждается руководителем Организации.