3.1. Прием обращений граждан.
Основанием для начала рассмотрения письменного обращения гражданина является личное обращение гражданина в Правительство Севастополя или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.
Обращение может быть подано непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу, с использованием иных средств связи.
Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление из отдела общего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя и в течение 1 рабочего дня передаются на регистрацию в Управление. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится сотрудниками Управления. По просьбе обратившегося гражданина на копии его заявления ставится штамп "Принято" с указанием даты приема заявления и сообщается телефон для справок. Обращения, поступившие по факсу, по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.
3.2. Требования к обращениям граждан.
Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование высшего исполнительного органа государственной власти города Севастополя - Правительства Севастополя, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме. Обращения в форме электронного документа поступают на портал органов государственной власти города Севастополя (Электронная приемная). Обращения в форме электронного документа, поступившие на адреса электронной почты Правительства Севастополя, Управления, руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя, регистрации и рассмотрению не подлежат.
3.3. Регистрация поступивших обращений граждан.
Все обращения в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе) (далее - документы), поступившие в Управление, подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее - База учета). Во время регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество (при наличии) автора (название объединения граждан);
- дата поступления;
- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа, юридический адрес объединения граждан, адрес электронной почты;
- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);
- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);
- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);
- количество подписей в коллективном обращении;
- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
- категория и социальное положение автора (если указано);
- вопросы, поднятые в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденным заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации от 28.06.2013 N А1-3695в;
- другие сведения, предусмотренные Базой учета;
- если документ поступил от другого органа (корреспондента), - исходящие реквизиты сопроводительного документа, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (контрольность);
- при необходимости - краткая аннотация содержания документа.
Сотрудник Управления, ответственный за сортировку письменных обращений граждан, распределяет их между сотрудниками, осуществляющими регистрацию обращений граждан.
Приложенные к обращению документы (паспорта, трудовые книжки и другие), денежные знаки, ценные бумаги на хранение не принимаются. В таком случае составляется акт, подписываемый начальником Управления и двумя сотрудниками Управления. Акт также составляется, если в конверте нет документа, упомянутого автором письма, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружено письменное вложение.
Сотрудник Управления, осуществляющий регистрацию обращений, проставляет в правом нижнем углу первой страницы письма регистрационный штамп "Правительство Севастополя" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации (в случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение), прочитывает обращение, выявляет поставленные заявителем вопросы, проверяет обращение на повторность, осуществляет при необходимости подбор предыдущих ответов заявителю.
3.4. Сроки рассмотрения обращений граждан.
Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.