8.1. Специалисты управления по работе с обращениями граждан несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за сохранность находящихся на рассмотрении обращений и иных документов, связанных с рассмотрением, зарегистрированных в администрации города.
Ответственность за сохранность обращений граждан, поступивших напрямую в органы администрации города, а также поступивших в органы администрации города на рассмотрение с поручением главы города, первого заместителя главы администрации города, заместителя главы администрации города, несут руководители органов администрации города.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2017 N 1130, от 20.09.2017 N 5685)
8.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
8.3. По месту регистрации обращения рассмотренное обращение гражданина, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, формируется в дело, содержащее все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки. Информация о результатах рассмотрения обращения вносится в электронную базу данных.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они формируются в дело с первичным обращением.
8.4. Документы в делах располагаются в соответствии с порядковыми номерами. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним осуществляется в течение 5 лет. По истечении срока хранения соответствующие письменные обращения и материалы по их рассмотрению в соответствии с заключением экспертной комиссии по определению ценности документов администрации города либо уничтожаются в установленном порядке либо передаются на хранение в архив.
8.5. Ответ по обращениям граждан, результатом рассмотрения которых стали постановления администрации города, готовят соответствующие органы администрации города.
8.6. Дела по обращениям граждан, результатом рассмотрения которых стали постановления администрации города, формируются и хранятся в органах администрации города, подготовивших данные постановления. Ответственность за сохранность указанных дел согласно установленным номенклатурой дел срокам несут руководители соответствующих органов администрации города.
Передача обращений граждан, послуживших основанием для подготовки постановлений, в органы администрации города осуществляется на основании акта приема-передачи.
8.7. Выдача подлинника обращения и документов к нему из дела осуществляется с разрешения руководителя органа администрации города, в котором данное дело сформировано, с обязательным оформлением листа-заменителя.