3.2.1. Основанием для начала рассмотрения письменного обращения является поступление обращения гражданина в администрацию города или ее органы, поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из органов государственной власти или органов местного самоуправления для рассмотрения по поручению.
3.2.2. Обращения, поступившие в администрацию города и соответствующие предъявляемым к ним требованиям, распределяются управлением по работе с обращениями граждан на:
- требующие обязательного доклада главе города;
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2017 N 1130, от 20.09.2017 N 5685)
- передаваемые первым заместителям главы администрации города, заместителям главы администрации города, к компетенции которых отнесено рассмотрение соответствующих вопросов;
(в ред. Постановления администрации города Тамбова от 01.03.2017 N 1130)
- подлежащие переадресации по принадлежности.
Обращения, поступившие непосредственно в органы администрации города, направляются в почту руководителя соответствующего органа администрации города.
3.2.3. Письменные обращения на имя руководителя органа администрации города обрабатываются и регистрируются в соответствующем органе администрации города муниципальным служащим в соответствии с должностными обязанностями. Заявления о предоставлении муниципальных услуг на имя главы города подлежат регистрации и рассмотрению в органах администрации города, уполномоченных на предоставление муниципальных услуг.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2017 N 1130, от 20.09.2017 N 5685)
3.2.4. На обращения граждан, в которых при вскрытии конверта или при рассмотрении обращения обнаруживается отсутствие документов, упоминаемых заявителем в обращении, или текста обращения, составляется акт и об этом сообщается заявителю. При обнаружении поврежденного документа на его обратной стороне производится отметка "Документ получен в поврежденном виде", указываются фамилия специалиста, вскрывшего конверт, и дата.
На письма, полученные с ценными бумагами (облигации, акции и т.д.) и деньгами, составляется акт о наличии ценных бумаг и денег, который подшивается к обращению.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп, и они направляются по назначению.
Датой поступления считается дата регистрации обращения, указанная на штампе администрации города.
3.2.5. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресации корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина) осуществляются, как правило, в течение рабочего дня, но не более 3 дней с даты подачи.
Обращения граждан, поступившие после 16.30, регистрируются следующим днем.
3.2.6. При регистрации в электронной базе данных вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата поступления обращения;
- вид обращения (заявление, коллективное заявление, жалоба, предложение);
- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес), адрес электронной почты (для обращений, поступивших по электронной почте или с Интернет-приемной, расположенной на сайте администрации города Тамбова), контактный телефон;
- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- тема (темы) обращения;
- данные о наличии приложений.
3.2.7. Все обращения подлежат обязательной проверке на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
Неоднократными считаются обращения одного автора по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы должностными лицами или уполномоченными органами администрации города.
3.2.8. Не считаются повторными неоднократные обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы, в случае, если на основании акта с данным заявителем прекращена переписка.
В этом случае обращение указанного заявителя, поступившее после прекращения переписки, регистрируется и при отсутствии новых доводов и обстоятельств по существу ранее рассмотренного вопроса (по резолюции главы города Тамбова или уполномоченного им лица) закрывается в дело на основании ранее утвержденного акта о прекращении переписки.
(в ред. Постановлений администрации города Тамбова от 01.03.2017 N 1130, от 20.09.2017 N 5685)