АДМИНИСТРАЦИЯ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 марта 2008 года N 353
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Тамбовской области от 14.07.2023 N 573, вступившего в силу после официального опубликования (опубликовано на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" http://tamlife.ru - 14.07.2023).
____________________________________________________________________
(с изменениями на 16 июля 2020 года)
(в ред. Постановлений администрации Тамбовской области от 22.01.2009 N 53, от 09.06.2009 N 680, от 09.10.2009 N 1209, от 18.03.2010 N 298, от 24.08.2010 N 1008, от 05.04.2011 N 343, Постановления Главы администрации Тамбовской области от 27.06.2011 N 21, Постановлений администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494, от 09.09.2013 N 995, от 27.09.2013 N 1084, от 16.12.2013 N 1483, от 07.03.2014 N 256, от 20.05.2014 N 550, от 16.12.2014 N 1615, от 28.09.2015 N 1065, от 03.04.2017 N 290, от 14.11.2017 N 1123, от 10.04.2020 N 294, от 16.07.2020 N 566)
В целях установления в администрации области единых правил документирования и организации работы с документами, совершенствования информационного обеспечения управления на основе использования в делопроизводстве современных информационно-коммуникационных технологий постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению.
2. Рекомендовать руководителям исполнительных органов государственной власти области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами.
3. Признать утратившим силу Постановление администрации области от 04.10.2004 N 827 "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации области и исполнительных органах государственной власти области".
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации области, руководителя аппарата главы администрации области О.О.Иванова.
(п. 4 в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 14.11.2017 N 1123)
Глава администрации области
О.И.Бетин
Утверждена
Постановлением
администрации Тамбовской области
от 21.03.2008 N 353
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений администрации Тамбовской области от 22.01.2009 N 53, от 09.06.2009 N 680, от 09.10.2009 N 1209, от 18.03.2010 N 298, от 24.08.2010 N 1008, от 05.04.2011 N 343, Постановления Главы администрации Тамбовской области от 27.06.2011 N 21, Постановлений администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494, от 09.09.2013 N 995, от 27.09.2013 N 1084, от 16.12.2013 N 1483, от 07.03.2014 N 256, от 20.05.2014 N 550, от 16.12.2014 N 1615, от 28.09.2015 N 1065, от 03.04.2017 N 290, от 14.11.2017 N 1123, от 10.04.2020 N 294, от 16.07.2020 N 566)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации области, определяет порядок работы со служебными документами, а также порядок рассмотрения обращений граждан.
1.2. Делопроизводство в администрации области организуется с использованием информационной системы электронного документооборота.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, нормативными правовыми актами области.
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих администрации области. Все гражданские служащие администрации области ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных программно-технических средств в работе с документами, организационно-методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации области осуществляются управлением информационных технологий, связи и документооборота администрации области.
(в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
1.6. Внедрение и сопровождение информационных технологий в структурных подразделениях администрации области производится разработчиками автоматизированных систем во взаимодействии с управлением информационных технологий, связи и документооборота администрации области.
(в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений администрации области.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на гражданских служащих, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностными регламентами.
1.8. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации области обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему.
1.10. В случае утраты документа гражданский служащий докладывает об этом руководителю структурного подразделения администрации области.
(в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
1.11. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями главы администрации области и заместителей главы администрации области.
1.12. При работе с документами в администрации области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.13. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной Инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.
2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1. При подготовке документов рекомендуется использовать форматы электронных документов: ODF - для подготовки электронных документов и PDF - для электронных копий документов и электронных презентаций, применять шрифты Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14).
(п. 2.1 в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
2.2. Каждый вид документа должен иметь определенный формат бланков, цвет бумаги и краски, комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения.
2.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.5. Документы в администрации области оформляются, как правило, на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки администрации области хранятся в компьютерной системе на внутреннем портале органов государственной власти области.
(в ред. Постановления администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
В администрации области применяются следующие бланки:
общий бланк (приложение N 2 - не приводится);
бланк письма главы администрации области (приложение N 3);
бланки письма администрации области (цветной и черно-белый, приложения N 4, 5;
бланк постановления главы администрации области (приложение N 6 - не приводится);
бланк постановления администрации области (приложение N 7 - не приводится);
бланк распоряжения главы администрации области (приложение N 8 - не приводится);
бланк распоряжения администрации области (приложение N 9 - не приводится);
бланк структурного подразделения администрации области (приложения N 10, 11). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений администрации области не допускается.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.
Бланк письма главы администрации области и цветные бланки письма администрации области подлежат учету, изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров.
При подготовке документов в администрации области используются электронные шаблоны бланков документов:
(абзац введен Постановлением администрации Тамбовской области от 27.04.2012 N 494)
шаблон распоряжения администрации области о направлении в командировку (приложение к Инструкции N 13);
