15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
15.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Администрации области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
15.3. Составляются номенклатуры дел подразделений Администрации области (приложение N 11) и сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 12).
15.4. Номенклатура дел подразделения Администрации области на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего года секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с сектором архивной подготовки документов департамента документационного обеспечения (далее - сектор), подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в департамент документационного обеспечения.
15.5. Сводная номенклатура дел Администрации области составляется департаментом документационного обеспечения на основании номенклатур дел подразделений Администрации области при методической помощи архивного управления Кемеровской области.
15.6. Сводная номенклатура дел Администрации области подписывается начальником департамента документационного обеспечения и утверждается заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Администрации области, с ЭПК архивного управления Кемеровской области (далее - архивное управление), в которое документы передаются на постоянное хранение.
15.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
15.8. Сводная номенклатура дел печатается в количестве трех экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел департамента документационного обеспечения. Второй - используется сектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивном управлении.
15.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
15.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения подразделения Администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Если заголовок включает в себя термин "Документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных документов, не приведенных в Перечне, устанавливаются по согласованию с ЭПК архивного управления.
В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделениях Администрации области.
15.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).