3.1. Поступившие в Администрацию области федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации (далее - документы органов государственной власти Российской Федерации), кроме секретных документов, регистрируются в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.
3.2. Отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения готовит проекты резолюций по поступившим документам и передает их на рассмотрение Губернатору области (в его отсутствие - лицу, его замещающему).
3.3. Документы органов государственной власти Российской Федерации после их рассмотрения Губернатором области возвращаются в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения.
3.4. В соответствии с резолюцией Губернатора области подлинник документа направляется на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения.
Исполнитель ставит свою подпись с указанием даты и возвращает документ в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы, направленные для ознакомления, подлежат возврату в суточный срок, а с целью исполнения - в 3-дневный срок.
На подлинниках документов органов государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается.
3.5. Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
3.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области согласованные с курирующим заместителем Губернатора области предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты Коллегии Администрации области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрации области.
3.7. О выполнении поручения по документу органа государственной власти Российской Федерации должностными лицами в установленный срок представляется Губернатору согласованная с курирующим заместителем Губернатора области итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Коллегии Администрации области.
Если в поручении Губернатора области не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 2.11 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе органа государственной власти Российской Федерации установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации.
3.8. Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнением поручений Президента и Правительства Российской Федерации осуществляет отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения.
3.9. Информация по выполнению документа органа государственной власти Российской Федерации, направляемая в его адрес, должна быть напечатана на бланке установленной формы, согласована с соответствующим заместителем Губернатора области и не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись Губернатору области.
3.10. Подписанная информация, направляемая в орган государственной власти Российской Федерации, должна иметь исходящий регистрационный номер, дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа органа государственной власти Российской Федерации, на который дается ответ.
3.11. Поручение Губернатора области, данное во исполнение документа органа государственной власти Российской Федерации, считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрации области, направления в данный орган соответствующей информации, предложений или других материалов).
3.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации.
3.13. После исполнения поручения по нормативному правовому акту Президента Российской Федерации, органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения хранится в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения, затем в установленном порядке сдается в архив.