15.23. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Администрации области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивное управление.
15.24. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации области создана постоянно действующая ЭПК Администрации области.
15.25. Функции и права ЭПК, а также организация работы определяются положением о постоянно действующей ЭПК Администрации области, утвержденным начальником департамента документационного обеспечения.
15.26. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Администрации области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, под непосредственным методическим руководством сектора.
15.27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивное управление; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях Администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
15.28. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
15.29. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
15.30. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 14); дела временного хранения (приложение N 15); дела по личному составу.
15.31. В Администрации области в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сектора. По этим описям документы сдаются в архивное управление.
15.32. Описи дел подразделений Администрации области составляются по установленной форме и представляются в сектор не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
15.33. Описательная статья описи дел подразделения Администрации области имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
15.34. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
15.35. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
15.36. Опись дел подразделения Администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с сектором и утверждается руководителем подразделения. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
15.37. Описи дел, подготовленные подразделениями Администрации области, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации области, которую готовит сектор и по которой он сдает дела на государственное хранение в архивное управление.
15.38. Сводная опись дел Администрации области подписывается начальником департамента документационного обеспечения и утверждается заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, согласовывается с ЭПК Администрации области, с ЭПК архивного управления.
15.39. Сводная опись дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел департамента документационного обеспечения. Второй используется сектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивном управлении.