12.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с правилами (приложение N 9) и печатаются на бланках установленной формы.
Письма на бланках Коллегии Администрации Кемеровской области подписываются Губернатором области и первым заместителем Губернатора области.
Письма на бланках Администрации Кемеровской области подписываются Губернатором области или его заместителями в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Письма и телеграммы, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в министерства Российской Федерации, подписываются только Губернатором области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора области.
Письма главам городов и районов области по организационным и кадровым вопросам подписываются Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области.
Письма, направляемые в УФСБ России по Кемеровской области, ГУВД по Кемеровской области, прокуратуру Кемеровской области, подписываются Губернатором области, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, заместителем Губернатора области по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления.
Письма, направляемые в структурные подразделения администраций городов и районов, различные учреждения и организации, подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
12.2. Представляемые на подпись заместителям Губернатора области письма и телеграммы должны быть завизированы исполнителем и другими лицами, ответственными за подготовку документа, на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
Проекты служебных писем за подписью Губернатора области подлежат согласованию, которое оформляется визами:
руководителя подразделения - исполнителя;
заместителя Губернатора области, курирующего данное направление деятельности;
начальника правового управления Администрации области;
начальника отдела распорядительных документов департамента документационного обеспечения.
12.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. При направлении более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
К письмам за подписью Губернатора области, направляемым нескольким адресатам, должен прилагаться список адресатов, содержащий адрес, точные наименования организаций, должность, фамилию, имя, отчество руководителей, заверенный заместителем Губернатора области, курирующим данные сферы деятельности.
12.4. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области, его заместителями, регистрируются в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
12.5. Письма и телеграммы, подписанные руководителями органов исполнительной власти, регистрируются в этих подразделениях.
Поздравительные телеграммы за подписью Губернатора области отправляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
12.6. Исходящие документы передаются в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения для дальнейшей обработки и отправки.
Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8.30 до 17.30.
Примечание. В рабочие дни после 17.30, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы и письма регистрируются и отправляются дежурным приемной Губернатора области.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
12.7. Оперативные документы Губернатора области и его заместителей могут быть переданы через телетайп, факсимильную, фельдъегерскую связь и по электронной почте.