15.40. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации области по акту установленной формы (приложение N 16), который согласовывается с сектором. Указанные акты рассматриваются на заседании ЭПК Администрации области. Согласованные акты подписываются начальником департамента документационного обеспечения и утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области; после этого сектор имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
15.41. Законченные дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации области. Затем дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в сектор. Их передача производится только по описям дел.
15.42. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником сектора предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
15.43. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.