13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
13.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
13.3. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования (ДСП)" и номер экземпляра.
13.4. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Контроль за правильным проставлением грифа "ДСП" осуществляет отдел режима и секретного делопроизводства Администрации области.
13.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.
13.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "ДСП" осуществляются только департаментом документационного обеспечения.
13.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения.
13.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".
13.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, копия которого направляется в департамент документационного обеспечения. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
13.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в департаменте документационного обеспечения, осуществляется с согласия заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
13.11. Дополнительная рассылка актов Администрации области с пометкой "ДСП" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области либо по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.
13.12. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в департамент документационного обеспечения.
В департаменте документационного обеспечения проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.
13.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области и проводит служебное расследование с участием отдела режима и секретного делопроизводства Администрации области, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора - руководителю аппарата Администрации области.
13.14. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" Администрацией области составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области и передаются для архивного хранения в департамент документационного обеспечения.
13.15. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
13.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
________________
<*> Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.)