16.1. Печатание документов в Администрации области осуществляется в секторе подготовки документов департамента документационного обеспечения, а также непосредственно в подразделениях Администрации области с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.
16.2. Сектором подготовки документов в первую очередь печатаются постановления и распоряжения Коллегии Администрации области, постановления и распоряжения Губернатора области, проекты законов Кемеровской области, материалы Коллегии Администрации области, доклады для Губернатора области и его заместителей, а также материалы в Правительство Российской Федерации и другие вышестоящие организации. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.
16.3. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется начальником департамента документационного обеспечения.
Приказы и распоряжения по кадровым вопросам, командировочные удостоверения печатаются в управлении кадров и государственной службы Администрации области.
16.4. В подразделениях Администрации области, как правило, печатаются материалы совещаний у руководителей подразделений Администрации области, проекты резолюций по рассмотренным документам, служебные письма за подписью руководителя подразделения, заявки и документы внутреннего характера.
Справки, сводки, протоколы размером в одну - две страницы печатаются в приемных заместителей Губернатора области секретарями-референтами.
16.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
В случае, если документ первоначально готовился в подразделении с использованием компьютерной техники и его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним.
При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.
Печатание документов под диктовку не производится.
16.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
16.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещается.
В секторе подготовки документов принятые для печатания материалы и объемы исполненной работы учитываются в журнале регистрации выполненных работ.