ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ
1. Письма оформляются на бланке установленной формы. При переписке между подразделениями Администрации области используются бланки подразделений.
2. Письмо имеет следующие реквизиты:
Датой документа является дата его подписания, проставляемая словесно-цифровым способом (5 января 2001 г.) либо цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (05.01.2001).
Исходящий номер в письмах за подписью Губернатора области, его заместителей состоит из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например, 10-18/135.
В письмах, подписанных руководителем подразделения, исходящий номер обозначается точно так же, но может быть использовано и буквенное обозначение, например: ДЦ-25 (ДЦ - департамент цен, 25 - порядковый номер).
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия данного лица.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
При направлении служебного письма в организацию или ее структурное подразделение их наименования пишут в именительном падеже.
При направлении служебного письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже, например:
Информационно-правовое агентство
Начальнику управления
налогового законодательства
М.Н.Юрьеву
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Главному редактору
издательского дома "Медиаком"
В.И.Петрову
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:
Ректору Московской
государственной медицинской
академии имени И.П.Сеченова
профессору И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
местного самоуправления
Кемеровской области