15.12. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в подразделениях Администрации области.
15.13. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем работнику службы делопроизводства подразделения Администрации области. Документы формируются в дела работником службы делопроизводства подразделения Администрации области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
15.14. При формировании дел необходимо: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
15.15. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
15.16. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску постановления, распоряжения имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в отдел режима и секретного делопроизводства Администрации области.
15.17. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сектора.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; оформление реквизитов обложки.
15.18. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 13). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация области), наименование подразделения Администрации области, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.
При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
Дата дела на обложке указывает год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), дата справки подразделения Администрации области. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число, месяц и год проставляются арабскими цифрами (01.01.2000).
На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).