1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - органы исполнительной власти), устанавливает основные требования к подготовке документов, правила и порядок работы с документами несекретного характера.
Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", с учетом приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", требованиями Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации.
1.2. Делопроизводство в органах исполнительной власти отраслевой и специальной компетенции и структурных подразделениях Администрации Кемеровской области осуществляется с использованием автоматизированной системы "Документооборот", предназначенной для подготовки, учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Кемеровской области (далее - Администрация области) осуществляет заместитель Губернатора - руководитель аппарата Администрации области и департамент документационного обеспечения Администрации области (далее - департамент документационного обеспечения).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в иных органах исполнительной власти возлагается на их руководителей.
Руководитель органа исполнительной власти назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.
1.5. При работе с подлинниками документов не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит несанкционированному разглашению (распространению).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке управлением по работе со средствами массовой информации Администрации области (а в отдельных случаях - по разрешению заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области).
1.9. По фактам утраты документов или разглашения содержащейся в них служебной информации заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Губернатор Кемеровской области (далее - Губернатор области).
1.10. Сотрудники органов исполнительной власти несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11. В органах исполнительной власти могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации и ведения делопроизводства.
1.12. Все документы в органах исполнительной власти подготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).