2.1. Корреспонденция, поступающая на имя Губернатора области и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
В органах исполнительной власти осуществляется самостоятельная регистрация входящих и исходящих документов.
Телефонограммы, направленные в адрес Губернатора области, принимаются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, в адрес органов исполнительной власти - работниками приемных.
Регистрация писем, телеграмм граждан, писем глав муниципальных образований и депутатов всех уровней по обращениям граждан осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан Администрации Кемеровской области.
2.2. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов, имеющих пометку "Вручить лично" или "Лично", вскрываются.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в департаменте документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему материалу, третий - посылается отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
В отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора области.
Руководители органов исполнительной власти с учетом важности поднимаемых в документах вопросов готовят и представляют Губернатору области предложения по их решению.
2.5. Документы передаются в органы исполнительной власти в день регистрации, а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" - незамедлительно.
Пакет с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Документы, требующие особого внимания (постановления, распоряжения, законы, протоколы поручений Губернатора), передаются под подпись.
2.6. Поступившие в органы исполнительной власти документы, зарегистрированные в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, учитываются работниками службы делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в автоматизированной системе "Документооборот".
Документы, подготовленные в органах исполнительной власти и используемые внутри подразделения, относятся к категории внутренних документов.
Переписка по вопросам текущей деятельности между органами исполнительной власти ведется без регистрации документов в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Документы органов исполнительной власти, адресованные Губернатору области и его заместителям, направляются через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения и подлежат регистрации.
2.7. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения Администрации области в другое производится через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Переадресация зарегистрированных документов производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов исполнительной власти. Информация о переадресации документа вносится в базу данных автоматизированной системы "Документооборот".
2.8. Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившие в органы исполнительной власти документы ежедневно сверяются службой делопроизводства соответствующего подразделения с электронными карточками этих документов в базе данных. При этом проверяется правильность сведений о документах, внесенных в электронную базу данных. О несоответствии количества поступивших документов количеству электронных карточек в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
Документы, поступившие из других организаций на имя Губернатора области или его заместителей непосредственно в подразделения, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
2.9. О поступивших в органы исполнительной власти документах докладывается руководителю, и согласно его резолюции документы передаются работникам на исполнение.
2.10. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
В поручении могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Обращения депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ депутату представляется Администрацией области не позднее 20 дней со дня поступления его обращения в Администрацию области.