Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в форме штампа или от руки в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа. Элементами данного реквизита (регистрационного штампа) являются: наименование организации, получившей документ; дата поступления и регистрационный номер входящего документа, состоящий из индекса подразделения, в которое направляется данный документ, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера входящего документа.
На сброшюрованных материалах входящие номера проставляются на титульном листе.