КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 декабря 2007 года N 1440-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности исполнительных органов государственной власти Кемеровской области и установления единого порядка ведения делопроизводства:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - Инструкция).
2. Департаменту документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (Т.Н.Вовченко) обеспечить практическое применение Инструкции во всех структурных подразделениях Администрации Кемеровской области и иных исполнительных органах государственной власти Кемеровской области, установить контроль за соблюдением ее требований.
3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Кемеровской области назначить ответственных за делопроизводство, ознакомить работников подразделений с Инструкцией и обеспечить ее соблюдение.
4. Считать утратившими силу:
распоряжение Администрации Кемеровской области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области";
распоряжение Администрации Кемеровской области от 09.08.2002 N 546-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области";
распоряжение Администрации Кемеровской области от 15.11.2002 N 768-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области";
распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 12.05.2006 N 534-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области".
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области Е.М.Баранова.
6. Распоряжение вступает в силу с 01.01.2008.
Губернатор
Кемеровской области
А.М.ТУЛЕЕВ
Утверждена
распоряжением
Коллегии Администрации
Кемеровской области
от 27 декабря 2007 года N 1440-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - органы исполнительной власти), устанавливает основные требования к подготовке документов, правила и порядок работы с документами несекретного характера.
Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", с учетом приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", требованиями Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации.
1.2. Делопроизводство в органах исполнительной власти отраслевой и специальной компетенции и структурных подразделениях Администрации Кемеровской области осуществляется с использованием автоматизированной системы "Документооборот", предназначенной для подготовки, учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Кемеровской области (далее - Администрация области) осуществляет заместитель Губернатора - руководитель аппарата Администрации области и департамент документационного обеспечения Администрации области (далее - департамент документационного обеспечения).
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в иных органах исполнительной власти возлагается на их руководителей.
Руководитель органа исполнительной власти назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.
1.5. При работе с подлинниками документов не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит несанкционированному разглашению (распространению).
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке управлением по работе со средствами массовой информации Администрации области (а в отдельных случаях - по разрешению заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области).
1.9. По фактам утраты документов или разглашения содержащейся в них служебной информации заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Губернатор Кемеровской области (далее - Губернатор области).
1.10. Сотрудники органов исполнительной власти несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11. В органах исполнительной власти могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации и ведения делопроизводства.
1.12. Все документы в органах исполнительной власти подготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).
2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
2.1. Корреспонденция, поступающая на имя Губернатора области и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
В органах исполнительной власти осуществляется самостоятельная регистрация входящих и исходящих документов.
Телефонограммы, направленные в адрес Губернатора области, принимаются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, в адрес органов исполнительной власти - работниками приемных.
Регистрация писем, телеграмм граждан, писем глав муниципальных образований и депутатов всех уровней по обращениям граждан осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан Администрации Кемеровской области.
2.2. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов, имеющих пометку "Вручить лично" или "Лично", вскрываются.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в департаменте документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему материалу, третий - посылается отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
В отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора области.
Руководители органов исполнительной власти с учетом важности поднимаемых в документах вопросов готовят и представляют Губернатору области предложения по их решению.
2.5. Документы передаются в органы исполнительной власти в день регистрации, а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" - незамедлительно.
Пакет с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Документы, требующие особого внимания (постановления, распоряжения, законы, протоколы поручений Губернатора), передаются под подпись.
2.6. Поступившие в органы исполнительной власти документы, зарегистрированные в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, учитываются работниками службы делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в автоматизированной системе "Документооборот".
Документы, подготовленные в органах исполнительной власти и используемые внутри подразделения, относятся к категории внутренних документов.
Переписка по вопросам текущей деятельности между органами исполнительной власти ведется без регистрации документов в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Документы органов исполнительной власти, адресованные Губернатору области и его заместителям, направляются через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения и подлежат регистрации.
2.7. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения Администрации области в другое производится через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Переадресация зарегистрированных документов производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов исполнительной власти. Информация о переадресации документа вносится в базу данных автоматизированной системы "Документооборот".
2.8. Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившие в органы исполнительной власти документы ежедневно сверяются службой делопроизводства соответствующего подразделения с электронными карточками этих документов в базе данных. При этом проверяется правильность сведений о документах, внесенных в электронную базу данных. О несоответствии количества поступивших документов количеству электронных карточек в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
Документы, поступившие из других организаций на имя Губернатора области или его заместителей непосредственно в подразделения, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.
2.9. О поступивших в органы исполнительной власти документах докладывается руководителю, и согласно его резолюции документы передаются работникам на исполнение.
2.10. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
В поручении могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Обращения депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ депутату представляется Администрацией области не позднее 20 дней со дня поступления его обращения в Администрацию области.
2.11. Исполнители не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов руководителю органа исполнительной власти и регулярно представляют информацию об этом в службу делопроизводства подразделения, которая вносит соответствующие данные в электронные карточки документов.
2.12. Служба делопроизводства органа исполнительной власти не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения на исполнении.
Исполненные документы передаются работниками в службу делопроизводства подразделения в 10-дневный срок для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Порядок работы с актами Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации
3.1. Поступившие в Администрацию области федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации (далее - документы органов государственной власти Российской Федерации), кроме секретных документов, регистрируются в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет.
3.2. Отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения готовит проекты резолюций по поступившим документам и передает их на рассмотрение Губернатору области (в его отсутствие - лицу, его замещающему).
3.3. Документы органов государственной власти Российской Федерации после их рассмотрения Губернатором области возвращаются в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения.
3.4. В соответствии с резолюцией Губернатора области подлинник документа направляется на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения.
Исполнитель ставит свою подпись с указанием даты и возвращает документ в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы, направленные для ознакомления, подлежат возврату в суточный срок, а с целью исполнения - в 3-дневный срок.
На подлинниках документов органов государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается.
3.5. Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
3.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области согласованные с курирующим заместителем Губернатора области предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты Коллегии Администрации области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрации области.
3.7. О выполнении поручения по документу органа государственной власти Российской Федерации должностными лицами в установленный срок представляется Губернатору согласованная с курирующим заместителем Губернатора области итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Коллегии Администрации области.
