1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок организации контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов федеральных органов государственной власти Российской Федерации, указов, распоряжений и поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ, правовых актов органов государственной власти Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ (далее - документы) в Администрации г. Улан-Удэ и ее структурных подразделениях.
1.2. Контроль за исполнением документов осуществляют:
- руководитель Администрации г. Улан-Удэ, в его отсутствие - должностное лицо, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации г. Улан-Удэ;
- первый заместитель руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ (в рамках своей компетенции);
- контрольный отдел Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ (далее - контрольный отдел).
1.3. Непосредственную работу по контролю за исполнением документов осуществляют лица, на которых руководителями структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ возложены обязанности по осуществлению контроля.
1.4. Контроль за исполнением документов включает постановку на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля и направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
При организации контроля за исполнением документов используются следующие формы контроля:
- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения промежуточной информации о принятых мерах по выполнению документов и проведения анализа (в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения документов);
- осуществление контрольных проверок хода исполнения документов;
- представление руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) соответствующей информации о ходе выполнения документа;
- использование автоматизированных систем контроля за своевременным исполнением документов;
- заслушивание на планерных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов и внесение предложений о привлечении к ответственности виновных должностных лиц.
1.5. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения Администрации г. Улан-Удэ и ее структурным подразделениям.
При постановке документа на контроль делается отметка "К" или ставится штамп "взято на контроль", "контроль".
1.6. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документах, в резолюциях руководителя Администрации г. Улан-Удэ, первого заместителя руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместителей руководителя Администрации г. Улан-Удэ и исчисляются в календарных днях со дня подписания или определяются датой, указанной в документах (резолюциях).
В случаях, когда дата не установлена, документы подлежат исполнению в следующие сроки, считая от даты подписания поручения:
- с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;
- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;
- с пометкой "постоянно" - информация о ходе исполнения документов представляется в промежуточные контрольные сроки, установленные ответственным за осуществление контроля (ежемесячно, ежеквартально, не реже двух раз в год, ежегодно и т.п.);
- остальные - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если срок исполнения документов установлен более месяца и не определены контрольные сроки представления промежуточной информации, она предоставляется исполнителями по запросу контрольного отдела в первой половине установленного срока.
1.7. При необходимости продления срока исполнения документа исполнителем не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока представляется должностному лицу, поручившему исполнение, или начальнику Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения.
Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.
1.8. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в документе (резолюции) первым или обозначенное словом "свод", является ответственным исполнителем, координирует, направляет работу, определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение половины срока, отведенного на исполнение поручения, или в сроки, установленные ответственным исполнителем. Итоговый документ подписывается ответственным исполнителем.
1.9. На ответственного исполнителя поручения возлагаются следующие функции: