6.1. Организация работы с документами, в том числе с документами в электронном виде, подготовка документов к хранению осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
В работе с документами возможно использование факсимильного воспроизведения подписи. Порядок работы с факсимильным воспроизведением подписи устанавливается распоряжением Администрации г. Улан-Удэ.
(абзац введен Постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 16.04.2019 N 83)
6.2. Контроль за состоянием делопроизводства в Администрации возлагается на Организационно-контрольное управление.
6.3. Контроль за состоянием делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
6.4. Руководитель структурного подразделения Администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в указанные сроки, сохранность находящихся в структурных подразделениях служебных документов.
6.5. Корреспонденция, адресованная Администрации города, регистрируется Протокольным отделом и передается руководителю Администрации для рассмотрения и определения ответственного исполнителя для рассмотрения и принятия мер.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции руководителя Администрации, которая проставляется на отдельном бланке резолюции и содержит фамилию, инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись и дату рассмотрения.
6.6. Служебные документы исполняются в месячный срок, если конкретный срок исполнения не указан в резолюции или тексте документа.
6.7. В случае исполнения документа несколькими должностными лицами, обобщение материалов, подготовку итоговой информации осуществляет должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым.
Организационно-контрольное управление обеспечивает соисполнителей копией поступившего документа с резолюцией руководителя Администрации, первого заместителя руководителя Администрации. Дальнейшее движение документов и контроль их исполнения возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию не позднее чем за два дня до окончания срока, отведенного на исполнение документа.
6.8. Если документ не может быть исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель обязан не менее чем за пять дней до истечения срока исполнения письменно согласовать с руководителем Администрации продление срока исполнения.
6.9. Служебные документы, направляемые Администрацией в органы государственной власти, иные организации, подписываются руководителем Администрации или уполномоченными им должностными лицами.