3.1. В целях оперативного руководства деятельностью структурных подразделений Администрации, выработки решений по основным направлениям развития города устанавливается следующий порядок проведения совещаний, заседаний:
- для координации текущей работы Администрации, оперативного решения вопросов проводятся ежедневные рабочие совещания руководителя Администрации г. Улан-Удэ с заместителями в 08.00 час.;
- планерные совещания руководителя Администрации в расширенном составе проводятся по понедельникам в 10.00 час.;
- планерное совещание по итогам работы за прошедшую неделю и планированию на следующую неделю проводятся по пятницам в 08.00 час.
3.2. В планерном совещании участвуют заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ города, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ, руководители органов государственной власти и государственных учреждений, руководители иных учреждений и организаций.
3.3. Для обсуждения вопросов, содержащих информацию ограниченного доступа, по решению руководителя Администрации, оформленному распоряжением, Администрация может проводить закрытые заседания, совещания (закрытое обсуждение отдельных вопросов). Допуск на эти заседания, подготовка материалов, аудиозапись заседаний, оформление стенограмм, протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением правил, установленных для работы с секретными документами или документами конфиденциального характера.
3.4. Руководитель Администрации, его заместители проводят иные совещания, заседания штабов, комиссий, рабочих групп, образованных при Администрации г. Улан-Удэ, по мере необходимости.
3.5. Подготовка совещаний, заседаний, проводимых руководителем Администрации города (подготовка плана, необходимых материалов, составление протокола, направление исполнителям принятых на совещании решений и поручений), осуществляется Организационно-контрольным управлением Администрации.
3.6. Подготовка и проведение совещаний, заседаний, проводимых заместителями руководителя Администрации, руководителями структурных подразделений Администрации, осуществляется работниками структурных подразделений, ответственных за проведение мероприятия.
Руководители структурных подразделений Администрации, на которых возложена подготовка материалов для совещаний, заседаний, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления.
3.7. На совещаниях, заседаниях ведутся протоколы, которые в 2-дневный срок оформляются в письменном виде в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, подписываются руководителем, проводившим совещание, и направляются исполнителям. Оригиналы протоколов хранятся в структурных подразделениях, оформивших протокол.
Решения, принятые на совещаниях, проводимых руководителем Администрации, оформляются Организационно-контрольным управлением. Поручения, содержащиеся в протоколе, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями.
3.8. Руководитель Администрации не реже одного раза в год (до проведения совместного совещания Улан-Удэнского городского Совета депутатов, Администрации города и общественности) утверждает отчеты руководителей структурных подразделений Администрации города об их деятельности.
Отчет может быть представлен на имя руководителя Администрации в письменном виде либо путем проведения итогового совещания.