125. Все проверки, проводимые Надзорным органом, должны регистрироваться и учитываться. Регистрация и учет проверок возлагается на Надзорный орган, руководитель (заместитель руководителя) которого издал приказ о проведении проверки.
126. Проведенная проверка в течение трех рабочих дней после подписания должностным лицом акта проверки регистрируется в журнале Надзорного органа по учету проверок.
Должностное лицо отдела по окончании каждой проверки обязано в течение трех дней доложить руководителю (заместителю руководителя) Надзорного органа в устной форме об исполнении государственной функции с предоставлением материалов проверки. После проверки документов руководитель (заместитель руководителя) Надзорного органа ставит соответствующую визу о согласовании на втором экземпляре акта проверки, приобщаемого к материалам КНД.
127. Обязанности по ведению делопроизводства при проведении проверок включается в должностной регламент должностных лиц отдела. Контроль за указанным делопроизводством осуществляет начальник отдела. В Надзорном органе предусматривается ведение:
журнала учета объектов надзора;
журнала учета проверок;
журнала учета дел об административных правонарушениях (далее - журналы надзорного органа).
В журналах Надзорного органа, за исключением журнала учета объектов надзора, ведется сквозная нумерация в течение года, начиная с первого числа наступившего года.
128. Допускается ведение журналов Надзорным органом в электронном виде при условии ежемесячного сохранения на магнитном носителе и ежегодной архивации на бумажном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение пяти лет).
129. Срок хранения оконченных журналов три года. Журналы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью Надзорного органа.
130. Порядок хранения журналов Надзорным органом определяется руководителем Надзорного органа.
131. Результатом административной процедуры являются сформированные журналы Надзорного органа.
132. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение информации о проведенных проверках в журналы Надзорного органа в электронном виде и на бумажном носителе.