ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 декабря 2005 года N 721
О КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РЕСПУБЛИКЕ САХА (ЯКУТИЯ)
В целях развития архивного дела республики, дальнейшего формирования, организации государственного учета, обеспечения сохранности и всемерного использования Архивного фонда Республики Саха (Якутия) Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Концепцию развития архивного дела в Республике Саха (Якутия).
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) Е.И. Михайлову.
Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)
Е.БОРИСОВ
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Саха (Якутия)
от 22 декабря 2005 года N 721
КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В РЕСПУБЛИКЕ САХА (ЯКУТИЯ)
Актуальность разработки концепции обусловлена назревшей необходимостью реформирования сферы архивного дела Республики Саха (Якутия), цель которого - внедрение принципов, технологий и систем организации, способствующих адекватно новому состоянию общества обеспечить его запросы и потребности в области сохранения и использования архивной информации. В первую очередь реформирование архивного дела связано с демократизацией использования архивной информации, расширением доступа граждан к ней, интенсивным использованием архивных документов в политических, экономических, социально-правовых, научных и практических целях, развитием информационных технологий.
Концепция рассматривает принципиальные вопросы развития архивного дела республики в среднесрочной перспективе на 2006 - 2011 годы и трактуется как система основных направлений архивной работы, определяющих стратегию деятельности государственной архивной службы.
I. Современное состояние и проблемы архивного дела в Республике Саха (Якутия)
Республика Саха (Якутия) обладает богатейшим архивно-информационным материалом, использование которого может найти применение в решении важнейших задач политического, социально-экономического и духовно-культурного развития республики. Архивный фонд Республики Саха (Якутия) является наиболее крупным массивом информационных ресурсов республики, который в интересах развития общества востребован для всемерного использования в практических и научных целях, сохранения для будущих поколений.
В республике была разработана и реализована Республиканская целевая программа "Развитие архивного дела Республики Саха (Якутия) на 2001 - 2003 годы", завершаются подпрограмма "Развитие архивного дела Республики Саха (Якутия)" Республиканской целевой программы "Культура Республики Саха (Якутия) на 2003 - 2005 годы" и Программа "Память Якутии".
В настоящее время сеть государственной архивной службы республики составляют три республиканских (государственных) и 35 муниципальных архивов. Объем Архивного фонда Республики Саха (Якутия) по сравнению с 1990 годом увеличился более чем в два раза и составляет более 2 млн. единиц хранения. В 90-е годы ХХ века в архивные учреждения республики в чрезвычайном режиме были приняты на государственное хранение документы органов коммунистической партии и Советов народных депутатов всех уровней, совхозов и других организаций и предприятий по причине их ликвидации, разгосударствления и изменения форм собственности. В связи с введением местного самоуправления на территории Республики Саха (Якутия) в улусные (районные) и городские архивы принимаются документы прекративших свою деятельность местных органов государственной власти.
По состоянию на 1 января 2005 года источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются более 1 650 организаций и предприятий республики, создающих документы на различных носителях (бумажном, пленочном, в видеозаписях), имеющих историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение.
Национальный архив Республики Саха (Якутия) является одним из старейших и крупных архивов северо-востока Российской Федерации, научно-информационным и историко-культурным центром Республики Саха (Якутия). В Национальном архиве и его филиале, Центре документов по личному составу хранятся 3 тыс. 342 архивных фонда с общим объемом 1 212 227 дел на шести видах материальных носителей (бумажной основе, кальке, микропленке, тканевой основе, фото, фоно) и четырех языках (русском, якутском, латинском и французском).
Документы Национального архива представляют многосторонний комплекс письменных и документальных источников по истории Якутии с 1701 года по настоящее время, которые в силу своей уникальности и ретроспективной информативности имеют огромную научно-историческую ценность и выступают важнейшей составной частью историко-культурного наследия и достояния народов Республики Саха (Якутия).
Архивная служба Республики Саха (Якутия) осуществляет организационно-методическое руководство ведомственными (архивами организаций, учреждений и предприятий) и муниципальными архивами, архивами министерств и ведомств, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления (ДОУ).
Архивы республики исполняют важную роль информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности, инициативного и тематического информирования органов государственной власти и местного самоуправления. В последнее время архивная информация стала особенно востребована и используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященных политическим и историческим событиям республики, в освещении истории улусов (районов) и городов, органов государственной власти, учреждений и предприятий, а также духовных учреждений. В этих целях архивами широко практикуется организация выставок архивных документов, публикация статей в периодической печати, подготовка теле- и радиопередач, проведение тематических и обзорных экскурсий.
В функции архивных учреждений республики входит такой важный вид оказания услуг населению как исполнение социально-правовых запросов граждан путем оформления и выдачи архивных справок для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, социальных льгот и наличия наград, а также освидетельствования имущественных и других прав. Архивные документы постоянно используются в научно-исследовательских, краеведческих, культурно-просветительских, генеалогических, познавательных и практических целях. Ежегодно более тысячи исследователей работают в читальных залах архивов республики.
Успешно продолжаются заложенные усилиями нескольких поколений архивистов традиции научно-публикаторской деятельности. Национальный архив и его филиал подготовили и издали, в том числе совместно с Институтом языка, литературы и истории ЯФ СО АН (ныне Институт гуманитарных исследований АН РС(Я), более 60 сборников архивных документов и материалов. С 2000 года начат регулярный выпуск историко-документального научно-популярного иллюстрированного журнала "Якутский архив".
Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается, что связано с возросшим стремлением к знанию отечественной истории, отдельных ее явлений, событий и фактов, возвращению к истокам.
Тем не менее, дальнейшее развитие архивного дела республики невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и оптимизации состава Архивного фонда Республики Саха (Якутия), рационального сочетания традиционных и современных форм учета и организации научно-справочного аппарата, проблемы долговременной сохранности документов, без определения перспектив строительства новых зданий архивов и их технического оснащения.
В настоящее время состояние большинства архивохранилищ и материально-техническая база республиканских и муниципальных не обеспечивают сохранность документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) на уровне нормативных требований, не соблюдается температурно-влажностный режим хранения документов на различных носителях, что приводит к преждевременному старению, разрушению физической основы документов.
В специально построенных зданиях размещается только Национальный архив и его филиал, 26 муниципальных архивов - в приспособленных помещениях каменных зданий администраций, 9 - в помещениях деревянных зданий. Загруженность архивохранилищ Национального архива составляет 120%, филиала - 90%, муниципальных архивов - 91%.
Центр документов по личному составу Республики Саха (Якутия), который специализирован для хранения документов по личному составу ликвидированных организаций, в силу своего профиля оформляет архивные справки по юридическому подтверждению вопросов трудового стажа граждан. Однако, несмотря на принимаемые меры (постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 18.11.1997 N 497), не имеет собственного помещения и размещается в здании Филиала Национального архива.
Критическая ситуация с обеспечением сохранности документов сложилась в Национальном архиве, где хранятся наиболее ценные документов с начала XVIII столетия до наших дней. Стены здания архива поражены грибком и плесенью, не выдерживается температурно-влажностный режим из-за физического износа кондиционерной установки устаревшей модели. Строительство архивохранилища-пристроя к зданию Национального архива (постановление Совета Министров Якутской АССР от 13.07.1977 N 264, постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 28.12.1995 N 551) является настоятельной необходимостью, так как перегруженность существующих архивохранилищ архива не позволяет принимать документы от организаций, что тормозит не только пополнение Архивного фонда Республики Саха (Якутия), но создает угрозу утери, утраты, уничтожения и порчи документов, находящихся на стадии ведомственного хранения.
Оборудование лаборатории микрофильмирования не обновлялось в течение 25 лет и вышло из строя, в связи с этим с 1996 г. приостановлена работа по созданию страхового фонда архивных документов. Отсутствует и не приобретается современное оборудование для реставрации, переплета, дезинфекции и обеспыливания документов. Только 20% хранящихся в архиве документов закартонировано.
В настоящее время назрела необходимость неотложного решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия), хранящихся в муниципальных архивах (421 930 дел), а также их материально-технического оснащения. Из них только 17 имеют пожарную и 18 - охранную сигнализацию, 5 - имеют приборы для измерения температурно-влажностного режима хранения, 12 - применяют для хранения деревянные стеллажи. Низкими темпами осуществляется картонирование документов, которое, защищая дела от пыли и воздействия света, способствует обеспечению долговременной сохранности документов, удобству их размещения в архивохранилищах, поиску и использованию документов. Подавляющее большинство муниципальных архивов не обеспечены кондиционерами для поддержания оптимального температурно-влажностного режима хранения документов, обеспыливающими и противопожарными средствами. Только 4 муниципальных архива обеспечены копировальной техникой.
Недостаточными темпами для современного уровня развития информационных технологий осуществляется оснащенность архивов персональными компьютерами и модемами, что тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности широкого использования документов в информационном пространстве, создание единой информационной сети архивной службы и централизованной системы научно-справочного аппарата документов Архивного фонда республики, снижает оперативность и качество в информационном обслуживании органов государственной власти, исследователей и граждан. Введение новых автоматизированных архивных технологий предполагает внедрение специализированных программных продуктов по архивному делу. В этой области наблюдается серьезное отставание Республики Саха (Якутия) по сравнению с федеральными архивами и архивами других регионов Российской Федерации.
За последнее десятилетие резко выросла потребность населения в архивных справках для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы в связи с пенсионной реформой. Множество запросов поступает от бывших работников горнодобывающих, геологических и других промышленных, транспортных, строительных и других предприятий, массово высвободившихся в 90-е годы и сегодня проживающих не только в центральных областях России, но также в СНГ и дальнем зарубежье. Если в начале 90-х годов архивными учреждениями исполнялись около 2 000 социально-правовых запросов, то только за 2004 год гражданам выдано 20 887 архивных справок (более чем в 10 раз). При этом данный показатель имеет устойчивую тенденцию к возрастанию, превращаясь в проблему социальной защиты тысяч граждан. В связи с этим многие муниципальные архивы, которые в свое время приняли на хранение документы ликвидированных предприятий, в настоящее время вынужденно исполняют несвойственные им функции архивов по личному составу. Такие архивы в массовом порядке занимаются поиском и выдачей архивных справок по вопросам трудовых отношений граждан в ущерб своей основной деятельности. При этом по причине интенсивности поступления так называемых социальных запросов архивы не справляются с их своевременным и качественным исполнением, притом данная работа занимает львиную часть рабочего времени архивистов.
На современном этапе остро стоит вопрос активизации научно-публикаторской и издательской деятельности архивов. Однако архивы республики не располагают достаточными кадровыми и финансовыми ресурсами для расширения этой работы. В этой связи нет возможности для своевременной подготовки и издания серии публикаций исторических источников по актуальным проблемам исследования истории Якутии, для поисковой работы по выявлению документов по истории республики в федеральных и областных архивах и библиотеках Российской Федерации, стран СНГ и за рубежом.
Решения задач сохранения документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия), его всемерного использования и дальнейшего развития архивного дела республики требуют реализации специального комплекса мероприятий, адекватно новому состоянию общества направленных на обеспечение его запросов и потребностей в области сохранения и использования архивной информации. Проявившийся за последнее время широкий интерес общественности к прошлому, документальному наследию, хранящемуся в архивах страны и республики, необходимо закрепить и всесторонне развивать как важнейший фактор нравственного воспитания и духовного обновления общества.
II. Основные цели и задачи Концепции
Основными целями настоящей Концепции являются:
создание наиболее благоприятных условий для сохранения и развития Архивного фонда Республики Саха (Якутия) как документальной части историко-культурного наследия республики в соответствии с современными требованиями в области сохранения и использования архивной информации;
трансформация Архивного фонда Республики Саха (Якутия) в оснащенную на современном уровне информационную систему, возрастание ее роли и возможностей в обеспечении органов государственной власти, местного самоуправления и общества необходимой ретроспективной документной информацией.
Целевые установки развития архивного дела Республики Саха (Якутия) реализуются посредством решения, прежде всего, следующих задач:
значительного улучшения ведомственного хранения документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия), активизации деятельности центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий министерств и ведомств в вопросах подготовки документов, подлежащих передаче на государственное хранение;
усиления контроля над соблюдением существующих требований на стадии ведомственного хранения документов;
всемерного внедрения в делопроизводство организаций нормативных и регулирующих документов, предусматривающих цикл операций с документами от создания документов до приема в ведомственный архив и передачи на государственное хранение;
создания оптимальных условий хранения архивных документов в республиканских и муниципальных архивах;
укрепления материально-технической базы республиканских и муниципальных архивов, в том числе существенное расширение площадей архивохранилищ, оснащения архивов современным архивным оборудованием;
обеспечения безопасности зданий и помещений архивохранилищ;
совершенствования государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда республики на основе внедрения новых автоматизированных архивных технологий, в т.ч. в ведомственные архивы;
информатизации архивов путем создания централизованных банков данных;
расширения научно-публикаторской деятельности архивов;
создания фонда пользования документов по истории Якутии в Национальном архиве Республики Саха (Якутия) путем выявления документов в федеральных и областных архивах Российской Федерации, отраслевых архивах РАН, рукописных отделах российских библиотек, архивах СНГ и зарубежных стран;
развития архивных учреждений в условиях местного самоуправления;
всемерного удовлетворения потребностей населения в социально-правовой архивной информации путем расширения оказания услуг архивов всех уровней;
постоянной подготовки, закрепления и улучшения качественного состава кадров архивной сферы.
III. Нормативно-правовое обеспечение Концепции
В последние годы на федеральном уровне модернизируется правовая база организации архивного дела. Принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, который установил новые правоотношения, разграничив право собственности на архивные документы.
В связи с этим необходимо привести в соответствие с новым федеральным архивным законодательством Закон Республики Саха (Якутия) "Об архивном фонде Республики Саха (Якутия) и архивах".
Законом Республики Саха (Якутия) от 15 апреля 2004 года 131-З N 265-III "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по комплектованию, хранению, учету и использованию Архивного фонда Республики Саха (Якутия)" муниципальные районы и городские округа республики наделены отдельными государственными полномочиями в области архивного дела.
Постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 сентября 1995 года N 413 "О государственной поддержке архивного дела" Национальный архив Республики Саха (Якутия) и его филиал отнесены к особо ценным объектам национального культурного достояния народов Республики Саха (Якутия). В целях сохранения историко-культурного наследия народов республики Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 14 апреля 1998 года N 425 Национальный архив Республики Саха (Якутия) и его филиал включены в Государственный свод особо ценных объектов национального культурного достояния народов Республики Саха (Якутия).
IV. Направления развития архивного дела в Республике Саха (Якутия)
Развитие архивного дела Республики Саха (Якутия) на среднесрочную перспективу требует проведения необходимых мероприятий по следующим основным направлениям:
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия):
строительство архивохранилища-пристроя к зданию Национального архива Республики Саха (Якутия);
обеспечение помещением Центра документов по личному составу Республики Саха (Якутия);
создание в государственных и муниципальных архивах оптимальных (климатологических, биологических) условий хранения документов на различных носителях, обеспечивающих их длительную сохранность;
обеспечение безопасности зданий архивов (помещений архивохранилищ);
картонирование документов, находящихся на государственном и муниципальном хранении, в целях защиты документов от ускоренного старения, проникновения света и пыли;
