В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (если в органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях органа исполнительной власти);
сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;
структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);
перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
порядок сканирования документов, поступивших в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.
В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:
документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
документы регистрируются независимо от способа их доставки;
регистрация документов производится в пределах выделенных в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.;
обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти;
(абзац введен распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 14.12.2011 N 1325-р)
регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
(абзац введен распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 14.12.2011 N 1325-р)
на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
В целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
резолюций (указаний по исполнению);
исполнителей;
результатов исполнения документов и др.