Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:
в архив органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
передача документов в архив органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;
дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);
передача дел в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;
прием дел производится работником архива органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);
дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.