Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) применяют печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия).
Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), порядок учета, хранения и уничтожения печатей.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
подразделение органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;
форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти;
порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях органа исполнительной власти;
порядок уничтожения печатей и штампов.
В инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
учет имеющихся в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба органа исполнительной власти в журнале (приложение N 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);
выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;
печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается;
ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) возлагается на руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;
печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;
порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяются подразделением, ответственным за учет печатей.