В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти и на уничтожение.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или руководителем структурного подразделения;
экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива;
при проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложения NN 11, 12, 13), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 14).
По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 15).
Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 16); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.