Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:
прием и первичную обработку поступающих документов;
предварительное рассмотрение документов;
порядок регистрации поступающих документов;
порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и доведения документов до исполнителей;
порядок регистрации отправляемых документов;
порядок отправки документов;
порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота;
организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).
При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) следует исходить из следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:
документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания и других вышестоящих организаций;
документы, поступившие из Правительства Республики Саха (Якутия), Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) и других вышестоящих организаций Республики Саха (Якутия);
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Республике Саха (Якутия);
обращения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов Республики Саха (Якутия) и органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных органу исполнительной власти Республики Саха (Якутия);