Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и представляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного отдела для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного отдела и определения численности персонала.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.