Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).
Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
Инструкция по делопроизводству в органе исполнительной власти устанавливает:
назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
форму номенклатуры дел;
порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
порядок ведения номенклатуры дел.
В Инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) отмечается, что:
номенклатура дел составляется на основе изучения Положения об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), регламента органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 7) и номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или сводная номенклатура дел (приложение N 8);
номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;
вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;
методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) оказывают ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" и Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);
один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);
номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);
номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), 4-й - в ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства органа исполнительной власти в электронном виде.
Инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 9.
В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для определения сроков хранения документов. Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с подпунктом б) пункта 27 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) разрабатывают и утверждают по согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) перечень документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и подведомственных ему организаций.