В Инструкции по делопроизводству определяются место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что:
документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства органа исполнительной власти);
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;
регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;
сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;
регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;
копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;
регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.
Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.