Хранение документов ГУЛХ, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется архивом ГУЛХ в соответствии с Положением об архиве, утвержденным ГУЛХ.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив ГУЛХ осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ГУЛХ, при методической помощи отдела ОТО. Подготовка документов к передаче на хранение в архив ГУЛХ предусматривает: экспертизу документов, в том числе электронных документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
6.1. Экспертиза ценности документов.
6.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.1.2. Экспертиза ценности документов в ГУЛХ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив ГУЛХ.
6.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ГУЛХ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
6.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается распоряжением ГУЛХ. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК.
6.1.5. Первичная экспертиза ценности документов временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ГУЛХ работниками, ответственными за ведение делопроизводства, под непосредственным методическим руководством отдела ОТО.
6.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив ГУЛХ, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ГУЛХ; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
6.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня и номенклатуры дел ГУЛХ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.1.9. Описи дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
6.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложения N 15, 16 к Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.