4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов.
4.1.1. Прием и первичная обработка поступающей в ГУЛХ корреспонденции осуществляются отделом ОТО.
Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.1.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
4.1.3. В отделе ОТО вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в дело.
Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям. В случае получения материалов по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.) конверт прилагается обязательно.
На корреспонденции, не подлежащей вскрытию (с пометкой "лично"), штамп ставится на конверте (проставляется только дата получения конверта).
4.1.4. Доставка документов в ГУЛХ осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.
4.1.5. В СЭДО ГУЛХ обработке подлежат электронные документы, которые подписаны электронной подписью, признанной действительной.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел ОТО производит проверку действительности электронной подписи должностного лица - автора документа.
При получении электронного образа документа, подписанного электронной подписью, отдел ОТО производит проверку действительности электронной подписи сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.