5.1. Составление номенклатуры дел.
5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ГУЛХ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел ГУЛХ предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ГУЛХ и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 25 августа 2010 года (далее - Перечень) и другими действующими перечнями, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Для составления номенклатуры дел ГУЛХ изучаются документы, образующиеся в деятельности ГУЛХ, их виды, состав и содержание.
5.1.3. В ГУЛХ составляются номенклатуры дел структурных подразделений ГУЛХ (приложение N 10 к Инструкции) и сводная номенклатура дел ГУЛХ (приложение N 11 к Инструкции).
5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, согласовывается с отделом ОТО, подписывается начальником структурного подразделения, после чего предоставляется в отдел ОТО.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел ОТО.
5.1.5. Сводная номенклатура дел ГУЛХ составляется отделом ОТО на основе номенклатур дел структурных подразделений.
5.1.6. Сводная номенклатура дел ГУЛХ подписывается начальником отдела ОТО, визируется лицом, ответственным за ведение архива в ГУЛХ, и после согласования экспертной комиссией ГУЛХ направляется на согласование экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК), после чего утверждается ГУЛХ.
Сводная номенклатура дел ГУЛХ составляется и согласовывается с ЭПК в случае изменения функций и (или) структуры ГУЛХ, но реже одного раза в 5 лет.
5.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел ГУЛХ отделом ОТО направляются выписки в структурные подразделения ГУЛХ из соответствующих ее разделов для использования в работе.
5.1.8. Сводная номенклатура дел ГУЛХ печатается в 2-х экземплярах. Первый экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй экземпляр отдается в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее БУ ИсА).
5.1.9. Сводная номенклатура дел ГУЛХ в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.