68. Основанием для начала данной административной процедуры является установление отсутствия оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
Запрос о проставлении апостиля, поступивший почтовой связью или доставленный курьерской службой доставки, предварительно регистрируется должностным лицом управления, ответственным за регистрацию документов. Возможно осуществление предварительной регистрации запроса о проставлении апостиля в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело". На запросе о проставлении апостиля в правом нижнем углу первой страницы заявления о проставлении апостиля проставляется регистрационный штамп управления с указанием присвоенного регистрационного номера и даты поступления. После выполнения действий по предварительной регистрации запроса о проставлении апостиля он незамедлительно передается должностному лицу управления, ответственному за предоставление государственной услуги.
По требованию заявителя ему может быть выдана расписка в принятии запроса о проставлении апостиля по форме, согласно приложению 3 к настоящему Административному регламенту.
Максимальный срок выполнения данного административного действия составляет не более 5 минут.
Все запросы о проставлении апостиля регистрируются должностным лицом управления, ответственным за предоставление государственной услуги, в журнале регистрации запросов о проставлении апостиля (приложение 4 к настоящему Административному регламенту) путем совершения записи, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема запроса о проставлении апостиля;
отметку об отказе в предоставлении государственной услуги;
дату проставления апостиля;
порядковый номер апостиля;
фамилию, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ;
фамилию, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль;
подпись заявителя в получении официального документа или отметку о его отправке заявителю и дату получения (отправления) официального документа.
При поступлении запроса о проставлении апостиля почтовой связью или курьерской службой доставки должностное лицо управления, ответственное за предоставление государственной услуги, делает отметку в графе 2 журнала регистрации запросов о проставлении апостиля о поступлении запроса о проставлении апостиля почтовой связью.