2.2.1. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в органе возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.
2.2.2. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органе возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства. При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в органе возлагаются на государственного гражданского служащего (работника) органа.
При необходимости и наличии значительного объема или специфических документов в отдельных основных структурных подразделениях органа может быть организовано децентрализованное делопроизводство, подразумевающее определение раздела номенклатуры дел, места регистрации и ответственного делопроизводителя. В структурных подразделениях ведение выделенного делопроизводства не допускается, за исключением территориально удаленных, а также осуществляющих кадровое и бухгалтерское делопроизводство.
2.2.3. Закрепление основных функций по ведению делопроизводства и архива должно быть отражено в положении об уполномоченном структурном подразделении органа, персональная ответственность за их выполнение - в должностных регламентах государственных гражданских служащих, должностных инструкциях работников органа.
К основным функциям по ведению делопроизводства и архива относятся:
- прием и обработка корреспонденции;
- регистрация документов;
- учет, хранение и уничтожение нумерованных бланков и печатей;
- разработка сводной номенклатуры дел органа;
- осуществление экспертизы ценности документов;
- формирование дел и их текущее хранение;
- организация архивного хранения документов;
- оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение.
2.2.4. Сотрудники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, полученных на материальном носителе. При работе с оригиналами документов не допускается вносить в них исправления.