43. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в Отдел официальных документов для предоставления государственной услуги.
44. Официальные документы представляются в Отдел заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
45. Датой поступления официальных документов является дата их регистрации в Отделе.
46. Прием и регистрацию официальных документов осуществляют специалисты, уполномоченные принимать и регистрировать документы.
Специалист, уполномоченный принимать и регистрировать документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля (приложение N 4 к Административному регламенту) запись о приеме официальных документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема официальных документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);
наименование и реквизиты официальных документов;
наименование государства предъявления официальных документов;
фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.
При поступлении официальных документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 1 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала специалистом, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.
Журнал учета входящих документов для проставления апостиля ведется в бумажном или электронном виде.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый из представленных официальных документов.