4.1. Поступающая в фонд геологическая информация подлежит учету и систематизации.
4.2. В процессе учета осуществляется описание и индивидуализация функциональных, технических, экономических, топографических, юридических и иных характеристик полученной геологической информации, обеспечивающих ее однозначную идентификацию.
4.3. По мере изменения характеристик, описанных в процессе учета, изменения вносятся в учетную документацию.
4.4. При обновлении характеристик предыдущие сведения архивируются и подлежат постоянному хранению. В обновленных характеристиках геологической информации должны содержаться ссылки на предыдущие данные и сведения о датах внесения изменений и дополнений.
4.5. В процессе систематизации геологической информации осуществляется ее разделение на категории и виды в целях оптимизации поиска и ее использования.