3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является получение ответственным исполнителем запроса для исполнения.
Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем в течение 3 дней с даты, указанной в резолюции заведующего Архивом:
правомочности получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
полноты сведений, содержащихся в запросе Заявителя, необходимых для поисковой работы;
местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя;
возможности исполнения запроса.
Для исполнения данной процедуры ответственный исполнитель использует в своей работе учетный и научно-справочный аппарат Архива (список фондов, описи и др.).
Критерием принятия положительного решения для исполнения запроса является полнота представленных сведений в запросе и наличие документов в архиве.
3.3.2. По запросам Заявителей, которые по итогам анализа их тематики не могут быть исполнены в Архиве по основаниям, указанным в абзацах 2 - 8 пункта 2.9 Регламента, ответственный исполнитель в течение 10 дней со дня регистрации запроса оформляет письменное уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин такого отказа.
В случае выявления оснований для принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в абзацах 2 - 3 пункта 2.9 Регламента, ответственный исполнитель в письменном уведомлении об отказе в предоставлении государственной услуги одновременно разъясняет заявителю право на повторное обращение с предоставлением недостающих сведений или документов, необходимых для исполнения запроса.
При поступлении запроса, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, в уведомлении заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в уведомлении заявителю сообщается о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
При установлении факта, указанного в абзаце 8 пункта 2.9 Регламента, ответственный исполнитель в течение 5 дней с момента регистрации запроса подготавливает уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги и сопроводительный документ о направлении этого запроса на исполнение в другой архив или организацию, краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ "ГААК"), муниципальные архивы, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом Заявителя.
В случае, если исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, Архив пересылает в каждую из них для исполнения копии запроса, указывая в сопроводительном письме, что ответ необходимо направить в адрес Заявителя.
3.3.3. Результатом административной процедуры является передача запросов на исполнение непосредственным исполнителям, подготовка уведомления заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги.