ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21 декабря 2016 года N 525
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Правительство Республики Башкортостан постановляет:
Утвердить прилагаемые изменения, вносимые в правила делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года N 436.
Премьер-министр
Правительства
Республики Башкортостан
Р.Х.МАРДАНОВ
Утверждены
Постановлением Правительства
Республики Башкортостан
от 21 декабря 2016 года N 525
ИЗМЕНЕНИЯ, ВНОСИМЫЕ В ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
1. Раздел II изложить в следующей редакции:
"II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
4. Для целей настоящих правил используются следующие термины и определения:
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности республиканского органа исполнительной власти;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
"система межведомственного электронного документооборота" - республиканская государственная информационная система, обеспечивающая возможность создания электронных документов и их электронных копий, регистрацию документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными документами между участниками межведомственного электронного документооборота;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы межведомственного электронного документооборота.".
2. Пункт 6 дополнить абзацем следующего содержания:
"При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.".
3. Пункты 8 и 9 изложить в следующей редакции:
"8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем республиканского органа исполнительной власти.
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности республиканского органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Башкортостан;
б) наименование республиканского органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения республиканского органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о республиканском органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.".
4. Пункт 16 изложить в следующей редакции:
"16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.".
5. Пункт 17 признать утратившим силу.
6. Пункт 18 изложить в следующей редакции:
"18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю республиканского органа исполнительной власти или по решению руководителя республиканского органа исполнительной власти его иным должностным лицам.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.".
7. Пункт 19 дополнить абзацем следующего содержания:
"При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе межведомственного электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в республиканском органе исполнительной власти.".
8. Пункт 20 изложить в следующей редакции:
"20. Документы после их подписания руководителем республиканского органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.".
9. Пункт 26 дополнить подпунктом "в" следующего содержания:
"в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых республиканским органом исполнительной власти;".
10. Пункт 34 изложить в следующей редакции:
"34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив республиканского органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив республиканского органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях республиканского органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив республиканского органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.".
11. Раздел VI изложить в следующей редакции:
"VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В РЕСПУБЛИКАНСКОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе межведомственного электронного документооборота.
38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
В республиканском органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
39. Состав электронных документов, создаваемых в республиканском органе исполнительной власти, устанавливается разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти, утверждается его руководителем по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан и организатором межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан.
40. В системе межведомственного электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи".
41. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Республики Башкортостан, органы местного самоуправления Республики Башкортостан, а также иным участникам системы межведомственного электронного документооборота, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица республиканского органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" с наложением штампа времени.
42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
44. После включения электронных документов в систему межведомственного электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление им, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
45. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти и (или) поступившие в него на бумажном носителе, регистрируются в системе межведомственного электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе межведомственного электронного документооборота.
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").
48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе межведомственного электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
