4.1. Требования к организации предоставления государственной услуги.
4.1.1. Требования к месту расположения учреждения, оказывающего услугу, - транспортная и пешеходная доступность государственного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - архив).
(в ред. Приказа Правительства Ярославской области от 01.04.2011 N 3)
4.1.2. Требования к зданиям и сооружениям - архив должен быть размещен в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях с учетом требований СНиП, п. 2.11.1.1 и 2.11.2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Входы в здания должны быть обозначены соответствующими табличками с указанием полного наименования архива.
(в ред. Приказа Правительства Ярославской области от 01.04.2011 N 3)
4.1.3. Требования к помещениям - оборудование и оснащение помещений должно соответствовать требованиям СанПиН, противопожарной безопасности и охраны труда. Помещения столов справок, предназначенные для оказания государственной услуги, должны быть обозначены специальными табличками. В непосредственной близости от стола справок должен располагаться информационный стенд с указанием графика работы стола справок, сформулированными в доступной форме сведениями о требованиях к содержанию заявления (письма) пользователя, сроках исполнения запросов, порядке выдачи информационных документов, стоимости платных услуг и предоставляемых льготах по оплате.
4.1.4. Требования к материально-техническому обеспечению архива должны включать:
(в ред. Приказа Правительства Ярославской области от 01.04.2011 N 3)
- средства хранения и мебель: стационарные и передвижные металлические архивные стеллажи, первичные средства хранения (архивные коробки, футляры и т.д.), каталожные шкафы, сейфы для хранения отдельных категорий архивных документов, столы, стулья;
- информационно-коммуникативные средства: компьютеры в комплектации, принтеры, телефоны, в т.ч. с функцией факса, точки доступа в Интернет;
- средства копирования документов: сканеры, копировальные аппараты, фотоаппараты с необходимыми расходными материалами;
- современные программные средства, необходимые для обеспечения всех видов деятельности архива.
Количество оборудования материально-технического оснащения архива определяется исходя из технологических потребностей архива. Программное обеспечение, устанавливаемое на компьютерах в архиве, должно соответствовать требованиям действующих нормативных документов, регламентирующих соответствующую сферу деятельности.
(в ред. Приказа Правительства Ярославской области от 01.04.2011 N 3)
4.1.5. Требования к персоналу:
- нормативная потребность в штатных работниках определяется исходя из основных показателей деятельности архива (объема хранящихся архивных документов, количества запросов пользователей) на основе конкретных расчетов с учетом бюджета рабочего времени, действующих норм времени и выработки, в соответствии с рекомендациями отраслевых методических центров и государственного задания;
- уровень профессиональной компетентности специалистов архива должен соответствовать квалификационным требованиям и должностным инструкциям, устанавливаемым для каждой категории работников нормативными документами;
- не реже одного раза в три года руководители архива и структурных подразделений архива должны проходить повышение квалификации и аттестацию.
4.2. Требования к процессу предоставления государственной услуги.
4.2.1. При предоставлении государственной услуги поставщик выполняет следующие действия:
- консультация пользователя о наличии документов в архиве или их месте хранения, о сроках исполнения запросов;
- прием и регистрация запроса пользователя в столе справок (канцелярии);
- рассмотрение запроса пользователя руководством архива (уполномоченным должностным лицом);
- направление запроса пользователя на исполнение в соответствующее подразделение (непосредственно исполнителю);
- просмотр запроса и изучение научно-справочного аппарата, составление ответа по установленной форме с рекомендацией о месте хранения запрашиваемых документов или ответа об отсутствии документов;
- предварительное согласование с пользователем стоимости и сроков исполнения запроса (в установленных случаях);
- выдача пользователю мотивированного отказа в предоставлении услуги;
- заказ и получение исполнителем в соответствующем подразделении необходимого архивного справочника;