36. Ответы на письменные обращения граждан, находящиеся на контроле (далее - ответ), первоначально поступают в отдел правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства для регистрации в системе учета и отправления адресатам.
Специалисты отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства в двухдневный срок вносят в базу данных системы учета аннотацию ответа, анализируя его содержание. При этом обращается особое внимание на качество и полноту решения поставленного в письменном обращении вопроса.
При получении ответа специалистами отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства, осуществляющими контроль за ходом рассмотрения письменных обращений, в течение двух рабочих дней оформляются согласно Инструкции по делопроизводству, папка, в которой содержится письменное обращение и ответ на него.
Начальник отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства списывается "В дело" или принимает решение о возврате ответа исполнителю для повторного рассмотрения вопроса, поставленного в письменном обращении. Специалистом отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства вносятся соответствующие изменения в регистрационную карточку системы учета.
Документ, в котором содержится письменное обращение и списанный "В дело" на него ответ, возвращается в отдел правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства и хранится по месту его формирования в течение года после окончания календарного года, в котором она была заведена. В дальнейшем данный документ передается на хранение в архив министерства.