28. Все поступившие в министерство заявления (письменные обращения) заявителей и приложения к ним, в том числе поступившие фельдъегерской связью, по факсу, телеграфу, электронной почте, на официальный сайт министерства в сети Интернет, принимаются и регистрируются специалистами отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства в течение двух рабочих дней.
Заявления (письменные обращения) заявителей могут быть доставлены в министерство непосредственно заявителем либо его представителем.
29. Специалист отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства, ответственный за прием заявлений (письменных обращений) заявителей и приложений к ним:
проверяет правильность адресованной корреспонденции и целостность упаковки, возвращает в отделение почтовой связи невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) заявления (письменные обращения) заявителей - в течение одного рабочего дня;
проводит сверку реестров письменных обращений граждан, поступивших фельдъегерской связью, - в течение 30 минут;
вскрывает конверты, прикрепляет поступившие к письменным обращениям приложения - в течение одного рабочего дня;
в случае отсутствия самого заявления (письменного обращения) заявителя в конверте составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес министерства транспорта Ставропольского края нет", указывает дату, ставит личную подпись - в течение одного рабочего дня;
заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось вложения, а также в случаях, когда обнаруживается недостача приложений, упомянутых в описях на ценные письма, - в течение одного рабочего дня.
Специалист отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства, ответственный за прием заявлений (письменных обращений) заявителей и приложений к ним, получив письменное обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах или цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.п.), не вскрывая конверт сообщает об этом начальнику отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства - в течение 10 минут.
Не принимаются заявления (письменные обращения) заявителей, в которых не указаны фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
По просьбе обратившегося заявителя на копии или втором экземпляре заявления (письменного обращения) специалистом отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства делается отметка с указанием даты приема письменного обращения, его регистрационный номер и сообщается телефон для справок - в течение 10 минут.
Заявления (письменные обращения) заявителей с отметкой "Лично", поступившие в адрес министра, передаются адресатам невскрытым и вскрываются ими непосредственно - в течение одного рабочего дня.
В случае если установлено, что письменное обращение с отметкой "Лично" после вскрытия министром не является письмом личного характера, то оно передается министром для регистрации специалисту отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства - в течение одного рабочего дня.
Письменные обращения граждан регистрируются специалистом отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства в течение двух рабочих дней со дня их поступления с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота учета писем и обращений граждан (далее - система учета).
В случае поступления письменного обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Специалист отдела правового, кадрового обеспечения и специальной работы министерства, ответственный за регистрацию письменных обращений граждан:
проставляет в правом нижнем углу первой страницы письменного обращения регистрационный штамп "Министерство транспорта Ставропольского края" с указанием присвоенного заявлению (письменному обращению) регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для постановки штампа, занято текстом письма, данный регистрационный штамп проставляется в другом месте, обеспечивающем его прочтение, - в течение одного рабочего дня;
указывает в регистрационной карточке системы учета фамилию и инициалы заявителя, направившего письменное обращение (в именительном падеже), и его почтовый адрес. Если письменное обращение подписано двумя и более гражданами, то такое обращение считается коллективным и при регистрации в системе учета ставится фамилия первого по списку заявителя, в адрес которого направляется ответ;
указывает, откуда поступило письменное обращение, если оно переслано, проставляет реквизиты сопроводительного письма.
Результатом выполнения административной процедуры приема и регистрации письменных обращений граждан является прием и своевременная регистрация письменных обращений заявителей в системе учета и подготовка их к передаче для дальнейшего рассмотрения.