3.1. Аппарат Правительства Республики Башкортостан выполняет функции по обеспечению организационно-методического сопровождения и управления проектной деятельностью республиканских органов исполнительной власти в соответствии со стратегией социально-экономического развития Республики Башкортостан.
3.2. Проектный офис определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, готовит проекты решений о запуске и закрытии проектов, вносит в проектный комитет предложения (проект резолюции) о назначении куратора и руководителя проекта, согласовывает управленческие документы по проекту, осуществляет контроль реализации проектов и портфелей проектов, качества управления проектами, обеспечивает деятельность проектного комитета и развитие компетенций участников проектной деятельности, формирует предложения по мотивации представителей команд проектов, по развитию системы управления проектной деятельностью, обеспечивает сопровождение и техническую поддержку информационной системы управления проектами.
3.3. Проектный офис обеспечивает доступ участникам проектной деятельности к проектному серверу Аппарата Правительства Республики Башкортостан.
3.4. В целях обеспечения управления портфелями проектов в Аппарате Правительства Республики Башкортостан создается команда по управлению портфелями проектов (команда УПП) - рабочая группа, формируемая из числа служащих Аппарата Правительства Республики Башкортостан и республиканских органов исполнительной власти.
3.5. В схематичном виде организационная структура управления проектной деятельностью представлена в приложении N 2 к настоящему Положению.
3.6. Основными функциями проектного офиса в области управления проектной деятельностью являются:
обеспечение методической, информационной и административной поддержки процесса реализации проектов в республиканских органах исполнительной власти;
разработка, внедрение и поддержка в актуальном состоянии нормативной методической документации по проектному управлению совместно с республиканскими органами исполнительной власти;
проверка паспортов проектов, планов-графиков проектов, итоговых отчетов о реализации проектов на предмет соответствия настоящему Положению;
контроль своевременности и полноты представления отчетности по проектам;
мониторинг и контроль реализации проектов;
анализ лучших практик управления проектами и их применение;
внедрение, поддержка и развитие системы мотивации участников проектов;
координация процесса внедрения, поддержки и развития информационной системы управления проектами в республиканских органах исполнительной власти;
координация обучения проектному управлению в республиканских органах исполнительной власти;
координация работы по подбору руководителей, администраторов проектов и формированию кадрового резерва по ним;
проведение оценки эффективности и результативности руководителей, администраторов проектов, иных исполнителей проектов на основе системы ключевых показателей эффективности.
3.7. Формирование архива по завершенным проектам осуществляет структурное подразделение Аппарата Правительства Республики Башкортостан, ответственное за организацию документооборота, и департаменты Аппарата Правительства Республики Башкортостан.
3.8. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.
3.9. Решение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта принимается в порядке, установленном настоящим Положением, при наличии одного или нескольких факторов, а именно:
1) разовый и уникальный характер;
2) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности государственного органа Республики Башкортостан, таких, как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее;
3) комплекс мероприятий ограничен во времени и установлена четкая дата его окончания;
4) комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких государственных органов Республики Башкортостан;
5) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями (временный состав команды проекта, которая в регулярных условиях не работает вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ);
6) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.
3.10. В случаях, когда проект инициируется в рамках подготовки ответа на обращения граждан с применением настоящего Положения, ответ должен содержать решение проектного комитета об утверждении запуска проекта, описание результатов проекта, ключевых показателей эффективности для оценки достижения результата, список исполнителей, сроки исполнения, ответственных за достижение или недостижение результата проекта.