3.1. Глава Администрации, заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации ведут личный прием граждан по предварительной записи в соответствии с графиком личного приема граждан, утвержденным распоряжением Администрации.
3.2. Предварительная запись на личный прием граждан производится работниками Отдела обращений граждан:
- к главе Администрации в последнюю пятницу месяца с 08.45 до 16.45 часов, перерыв на обед с 12.30 до 13.30 часов;
- к заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации в понедельник, вторник, среду, четверг с 08.45 до 17.00 часов, в пятницу с 08.45 до 16.45 часов, перерыв на обед с 12.30 до 13.30 часов.
Предварительная запись на личный прием по телефону не производится.
Заявитель при записи на личный прием предъявляет документ, удостоверяющий личность, и кратко излагает суть обращения.
В ходе предварительной записи работником Отдела обращений граждан устанавливается повторность или неоднократность обращений заявителя по изложенному вопросу.
В случае выявления повторности или неоднократности поступления от заявителя обращений работником Отдела обращений граждан подбираются все материалы и документы по предшествующим обращениям данного заявителя.
Подобранные материалы и документы передаются должностному лицу, осуществляющему личный прием заявителя.
В ходе предварительной записи заявителю может быть отказано в записи на личный прием в случае, если:
- решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Администрации или соответствующего должностного лица Администрации, с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться;
- по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения устного обращения;
- заявитель обжалует судебное решение;
- у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;
- заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).
При записи на личный прием работником Отдела обращений граждан заполняется карточка личного приема (далее - карточка) по форме (приложение N 3 к настоящему Порядку), в которую вносятся следующие данные: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес для направления ответа, контактный телефон, льготный состав, повторность обращения, краткое содержание устного обращения.
После предварительной записи на личный прием к главе Администрации, заместителям главы Администрации, руководителю аппарата Администрации работником Отдела обращений граждан сообщается заявителю фамилия, имя и отчество должностного лица, к которому записан заявитель, дата и время личного приема, номер кабинета.
3.3. Личный прием граждан, пришедших в Администрацию, проводится в специальных помещениях Администрации, обеспечивающих доступность для граждан с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечающих санитарно-эпидемиологическим требованиям.
3.4. Список граждан, приглашенных на личный прием к главе Администрации, заместителю главы Администрации, руководителю аппарата Администрации (приложение N 4 к настоящему Порядку) формируется работником Отдела обращений граждан.
3.5. В ходе подготовки к личному приему главой Администрации работник Отдела обращений граждан осуществляет сбор имеющейся информации по заявленным гражданами вопросам.
3.6. Организацию проведения личного приема главы Администрации, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации осуществляет Отдел обращений граждан.
Контроль за организацией и проведением личного приема граждан главы Администрации осуществляет заместитель главы Администрации по организационным вопросам.
3.7. Приглашение граждан на личный прием осуществляется работником Отдела обращений граждан по телефону, если до назначенной даты приема осталось меньше 2 дней, или телеграммой (при отсутствии номера контактного телефона гражданина), либо направляется гражданину почтой (электронной почтой) в письменном (электронном) виде не позднее 3 рабочих дней до назначенной даты личного приема.
3.8. Работник Отдела обращений граждан перед началом личного приема проверяет у приглашенных граждан документ, удостоверяющий личность. Допуск граждан в здание администрации осуществляется в соответствии с распоряжением Администрации.
3.9. Личный прием главой Администрации, заместителями главы Администрации, руководителем аппарата Администрации осуществляется в порядке очередности согласно списку граждан, приглашенных на личный прием, и в течение установленного времени в соответствии с графиком личного приема, утвержденным распоряжением Администрации.
3.10. Для участия в личном приеме, который проводят глава Администрации, заместители главы Администрации, руководитель аппарата Администрации могут быть приглашены заместители главы Администрации, а также руководители или работники отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, в компетенции которых находятся вопросы, рассматриваемые в ходе личного приема.
3.11. Содержание устного обращения гражданина в ходе личного приема заносится в карточку.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке.