Документ (от лат. documentum - "образец, свидетельство, доказательство") - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов").
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Документ может выступать как средство регулирования деятельностью, устанавливает либо упорядочивает действия участников правовых отношений, может являться письменным подтверждением и быть источником права; документ способен сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; документ является историческим источником.
Документы различают:
1. По назначению;
- организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
- распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
- информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка. Письмо, Справка);
- учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы.
2. По времени создания:
- первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.).
3. По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал).
4. По типу содержания:
текстовые, канонические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты),
аудильные, мультимедийные.
- По способу представления - электронный, на бумажных носителях.
- По месту издания - внутренние, внешние.
- По направлению отправки - входящие, исходящие.
- По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные.
- По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые.
- По уровню секретности - несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.д.
Документация - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию по какому-либо вопросу, процессу, учреждению и т.п.
Запись материала на разных носителях по установленным правилам именуется документированием и представляет собой процесс сотворения и дизайна документов. При документировании нужно учесть действующие нормы законодательства, компетенцию создателя и соблюдать общегосударственные правила составления и дизайна документа.