Организационную основу деятельности библиотек образовательных учреждений составляет нормативно-правовая документация. Важность документационного обеспечения повседневной деятельности библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения. В любой библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны ее деятельности - финансовое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др. Работа с деловой документацией - важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.
Строгое ведение документации необходимо для того, чтобы в полной мере обеспечить персональную ответственность каждого сотрудника за ту часть работы, которая ему поручена. Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей. Руководство разработкой документации осуществляется администрацией образовательного учреждения.
Документы, регламентирующие деятельность библиотеки образовательного учреждения (далее - ОУ) делятся на следующие уровни:
- документы международного уровня, ориентирующие и направляющие деятельность школьных библиотек (ШБ). К этой группе относятся документы ООН, ЮНЕСКО, ИФЛА, международные соглашения и стандарты;
- документы федерального уровня, обосновывающие деятельность ОУ в рамках действующего законодательства. К ним относятся Федеральные законы, поправки к ним, приказы, распоряжения и письма Министерства образования и науки Российской Федерации, а также ГОСТы, кодексы, манифесты, проекты и другие акты, отражающие политику государства в области образования, культуры и информации;
- документы регионального уровня, регламентирующие деятельность школьных библиотек в границах субъектов Российской Федерации, к которым относятся региональные нормативные правовые и методические документы. Они разрабатываются и утверждаются местными органами законодательной и исполнительной власти и являются обязательными для исполнения на местах, а кроме того могут носить рекомендательный характер;
- документы, разработанные в образовательном учреждении и утвержденные его руководителем - различные положения, правила, инструкции, планы, отчёты и другие локальные акты.
Особое место занимает учётная документация, касающаяся хозяйственной деятельности библиотеки, формирования, ведения и содержания в актуальном состоянии её фондов. К документации такого рода относятся книги записей, журналы, тетради и акты, отражающие движение фондов и выделяемых на них финансовых средств.
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.10.2012 N 1077 "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в библиотечный фонд" и инструкциями, приказами Министерства финансов Российской Федерации.
Нормативная правовая документация библиотеки может храниться в бумажном и электронном виде. Основные сведения о библиотеке размещаются на сайте ОУ.
С 2016 года в соответствии с Федеральными государственными образовательными стандартами начального общего, основного общего и среднего общего образования в образовательных учреждениях наряду с действующими библиотеками создаются информационно-библиотечные центры на основании рекомендаций Министерства образования и науки Российской Федерации по организационно-методическому обеспечению школьного информационно-библиотечного центра от 14.05.2015 N 01-00-05/374 и Концепции развития Национальной сети информационно-библиотечных центров образовательных организаций (Проект Министерства образования и науки РФ).