16.1. Номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа на основе действующих типовых либо отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Требования к оформлению номенклатуры дел представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа "Город Чита".
Составленная номенклатура дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) данного органа управления.
После согласования номенклатуры дел на заседании ЭК номенклатура дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления ее для дальнейшего согласования на заседании Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края (далее - ЭПК).
Согласованная протоколом ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем органа управления. Копия утвержденной номенклатуры передается в отдел по делам архивов для организации текущего контроля.
Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет.
В случае изменения функций и структуры в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации городского округа, а также при заведении дополнительных дел номенклатура дел подлежит пересоставлению и пересогласованию, о чем в письменном виде сообщается в отдел по делам архивов.
16.2. Описи дел.
В отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа описи дел составляются ежегодно по истечении делопроизводственного года, по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов, но не позднее 2 лет после окончания делопроизводственного года.
Требования к оформлению описей дел, а также установленные формы описей представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.
Составленная опись дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (ЭК) данного органа управления.
После согласования описи дел на заседании ЭК опись дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления их для дальнейшего согласования (утверждения) на заседании ЭПК.
Согласованная протоколом ЭПК опись дел утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации городского округа. После чего 3 экземпляра описи дел постоянного хранения и 1 экземпляр описи дел по личному составу передается в отдел по делам архивов для организации последующего контроля и планирования приема документов на муниципальное хранение по истечении сроков ведомственного хранения документов в отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа.
16.3. Прием и последующее хранение дел.