113. Формирование дел осуществляется Отделом после снятия обращения с контроля. Дело формируется по каждому зарегистрированному обращению в отдельности.
114. Документы в дело помещаются в хронологическом порядке:
оригинал обращения с приложениями (при наличии);
оригинал(ы) поручения(й) должностного(ых) лица (лиц) в системе исполнительных органов государственной власти (при наличии);
копия(и) служебной(ых) записки(ок) (при наличии);
оригинал ответа на обращение с листом согласования, за исключением случаев, установленных Федеральным законом, при которых ответ на обращение не дается;
оригинал уведомления гражданину (в соответствии с пунктами 51, 54 - 57 настоящей инструкции) компетентному органу (в соответствии с пунктом 52 настоящей инструкции) - в случае списании обращения в дело без направления ответа гражданину;
подтверждение направления ответа гражданину по адресу электронной почты (в случае направления ответа гражданину по адресу электронной почты).
115. Сформированное дело скрепляется, в правом верхнем углу первого листа дела проставляется регистрационный номер обращения.
116. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся в Отделе.
Сотрудники Отдела несут персональную ответственность за сохранность документов и дел.
117. Передача дел в ведомственный архив осуществляется на основании запроса ответственного сотрудника Канцелярии.