Регистрация письменных и устных обращений граждан, адресованных губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям и заместителям председателя правительства Воронежской области осуществляется в БД "Обращения граждан".
7.1. Письменные и устные обращения в правительство Воронежской области или должностному лицу правительства Воронежской области регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления внутренней политики правительства Воронежской области (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
Уполномоченные специалисты отдела по работе с обращениями граждан после предварительного рассмотрения поступивших обращений граждан формируют в БД "Обращения граждан" электронную регистрационную карточку обращения, регистрируют обращение и направляют его на рассмотрение губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям и заместителям председателя правительства Воронежской области, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.
При организации личного приема граждан зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение руководителям, ведущим прием граждан.
Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения к электронной регистрационной карточке обращения. Регистрация обращений граждан, поступивших с портала Воронежской области в сети Интернет, осуществляется с прикреплением текста электронного сообщения к электронной регистрационной карточке обращения.
(абзац введен распоряжением правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
Ответы на контрольные письма анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращении граждан вопросов и регистрируются отделом по работе с обращениями граждан.
Уполномоченные специалисты отдела по работе с обращениями граждан ставят отметку в электронной карточке документа о списании документа в дело. Отметка о списании документа в дело ставится только при утверждении всех поручений по документу.
7.2. Лица, ответственные за работу с АС ДОУ, принимают уведомления о направленных на рассмотрение и исполнение обращениях граждан, рассматривают обращения, подготавливают в системе проекты резолюций, распечатывают их и отдают на рассмотрение соответствующему руководителю.
После рассмотрения обращений граждан руководителями лица, ответственные за работу с АС ДОУ, при наличии изменений вносят их в резолюцию в карточке обращения и направляют подготовленные в системе резолюции на исполнение.
Поручения, данные на личном приеме граждан, также заносятся в карточки обращений и направляются на исполнение.
При получении уведомления о необходимости ознакомления с обращением лица, ответственные за работу с АС ДОУ, после рассмотрения обращения подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа.
При постановке исполнения обращения на контроль лица, ответственные за работу с АС ДОУ, в резолюции указывают срок контроля и контролирующее лицо.
Для изменения срока контроля обращения лица, ответственные за работу с АС ДОУ, снимают с контроля поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием нового срока контроля.
При снятии поручения с контроля лица, ответственные за работу с АС ДОУ, утверждают электронную карточку поручения.
При истребовании дополнительных материалов в других организациях лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в БД "Обращения граждан" карточку запроса и присоединяют к ней электронный образ направляемого сопроводительного письма.
При подготовке ответа на обращение лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в системе электронную карточку ответа, присоединяют к ней электронный образ ответа.
7.3. Лица, ответственные за работу с АС ДОУ в правительстве Воронежской области или исполнительном органе государственной власти области, принимают уведомления о поступивших на исполнение поручениях по обращениям граждан, распечатывают обращения, резолюции руководства и отдают на рассмотрение соответствующему руководителю.
При получении уведомления о необходимости ознакомиться с обращением лица, ответственные за работу с АС ДОУ, после рассмотрения обращения руководителем подтверждают факт ознакомления в электронной карточке обращения.
При необходимости направления запроса по обращению лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в системе электронную карточку запроса по обращению, присоединяют к ней электронный образ направляемого сопроводительного письма.
При подготовке ответа на обращение лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в системе электронную карточку ответа на обращение, присоединяют к ней электронный образ ответа.
При назначении руководителями исполнителей лица, ответственные за работу с АС ДОУ, формируют в системе поручения и направляют их на исполнение.
После выполнения поручения по контрольной резолюции лица, ответственные за работу с АС ДОУ, делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.
После исполнения поручения исполнителями лица, ответственные за работу с АС ДОУ, утверждают данные поручения в системе.
7.4. Ответственные исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение поручениях по обращениям граждан, выполняют их и делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.
При необходимости направления запроса по обращению ответственные исполнители формируют в системе электронную карточку запроса по обращению, присоединяют к ней электронный образ направляемого сопроводительного письма.
При подготовке ответа на обращение ответственные исполнители формируют в системе электронную карточку ответа, присоединяют к ней электронный образ ответа.
7.5. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты отдела по работе с обращениями граждан перемещают все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Обращения граждан. Архив".